Quase toda empresa que pede uma proposta de outsourcing descobre, no meio da conversa, que não sabe quantas impressoras tem. Aparecem equipamentos em salas que ninguém visita, uma multifuncional comprada há seis anos que só imprime por cabo USB e duas jato de tinta que alguém trouxe de casa para resolver um aperto e nunca mais saíram da mesa.
Sem esse número, qualquer conta de economia é chute. O inventário do parque de impressão é o levantamento que transforma “gastamos muito com impressão” em uma planilha com equipamento, setor, volume e custo. É dele que sai tanto a decisão de trocar um equipamento quanto a de mudar o modelo de contrato — e ele se faz em dias, não em meses: boa parte do trabalho é caminhar pela empresa com uma lista em branco.
Os sete campos que fazem o inventário valer alguma coisa
Um inventário útil não é uma lista de números de série. Para cada equipamento são sete campos, e cada um responde a uma pergunta que vai aparecer depois.
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Marca, modelo e número de série | Identifica o equipamento no chamado técnico, no contrato e no pedido de suprimento |
| Local exato: endereço, andar, sala e setor | Mostra concentração e ociosidade — dois equipamentos numa sala e nenhum no andar de cima |
| Tecnologia: laser, tanque de tinta, térmica ou plotter | Define o suprimento, o custo por página e o tipo de manutenção |
| Contador de páginas na data da leitura | É a base do volume; sem ele não existe custo por página |
| Recursos: rede, frente e verso, ADF, cor, A3 | Explica por que um setor manda trabalho para o equipamento do outro |
| Situação: em uso, parado, com defeito ou sem suprimento | Separa o parque real do parque que só existe na planilha |
| Origem: locado, comprado ou trazido por alguém | Revela o equipamento que está fora de qualquer controle |
Como tirar o contador de cada equipamento
Quase todo equipamento corporativo imprime uma página de configuração pelo próprio painel, e é nela que está o contador total. Os que estão em rede respondem pelo endereço IP no navegador, na página de status. Quando o parque é locado com bilhetagem, o número já chega pronto no relatório, por equipamento e por usuário.
A conta do volume é direta: volume mensal = contador de hoje menos o contador da leitura feita trinta dias antes. Repetida por três meses, ela deixa de ser um retrato e vira média — e é a média que entra na decisão. Os valores são sempre os da sua empresa: não existe volume padrão por setor nem número de referência que sirva para todo mundo.
Os erros mais comuns no levantamento
Contar só o que está na rede
A varredura por IP é o jeito mais rápido de começar e o mais fácil de confiar demais. Ela não enxerga o que está ligado por USB em um único computador — e é justamente esse equipamento esquecido que costuma ter o custo por página mais alto do parque.
Ignorar a impressora que alguém trouxe de casa
Ela não tem nota, não tem contrato e ninguém assume. Mesmo assim consome papel, consome cartucho comprado no cartão da empresa e gera chamado quando para. Se imprime documento da empresa, entra no inventário.
Anotar o contador uma vez só
Uma leitura isolada devolve o acumulado desde a fabricação, que não diz nada sobre o mês corrente. Sem a segunda leitura não há volume, e sem volume não há custo por página.
Deixar a térmica e a plotter de fora
Como não imprimem folha A4, costumam ficar fora da lista. Mas a etiqueta da expedição e a prancha da obra têm suprimento próprio, manutenção própria e param a operação quando falham — às vezes com mais impacto do que a multifuncional do administrativo.
O que aparece quando a planilha fica pronta
Três coisas costumam saltar na mesma semana. A primeira é o equipamento subdimensionado: um modelo de baixo volume recebendo o trabalho de um setor inteiro, atolando papel e consumindo cartucho como se fosse consumo normal. A segunda é o equipamento ocioso, ligado há meses e com o contador quase parado. A terceira é a dispersão de suprimento: quatro tecnologias diferentes no mesmo andar, cada uma com o seu cartucho, o seu estoque e o seu fornecedor.
Nenhuma das três se resolve no chute. Todas se resolvem com o número na mão — e é por isso que o inventário vem antes da proposta, e não depois.
Checklist do inventário
- Defina o recorte: todos os endereços e todos os andares, incluindo depósito, recepção e sala de reunião.
- Percorra os setores com uma lista em branco e anote marca, modelo, série e local de cada equipamento que imprime — inclusive térmica e plotter.
- Imprima a página de configuração de cada um e registre o contador do dia, com a data.
- Marque a situação real: em uso, parado, com defeito ou sem suprimento.
- Anote a origem de cada equipamento e quem responde por ele.
- Refaça a leitura do contador depois de trinta dias e calcule o volume mensal.
- Cruze o volume com o ciclo mensal recomendado de cada modelo e separe o que está subdimensionado.
- Some o que cada equipamento consumiu de suprimento, peça e serviço no período e calcule o custo por página.
- Revise a planilha a cada seis meses, ou sempre que um setor mudar de andar.
O passo seguinte está em como calcular o custo por página, e o número que revela o equipamento subdimensionado, em ciclo mensal recomendado. Para ver como o parque pode ser desenhado setor a setor, a página de soluções de impressão da MarqueSys mostra o formato por segmento.
Quer o inventário do seu parque feito com a gente? A MarqueSys é de Uberlândia, tem equipe própria local com profissionais experientes e trabalha com locação de impressoras, multifuncionais, scanners, plotters e impressoras térmicas, com manutenção preventiva e corretiva, suprimentos e bilhetagem conforme o plano contratado. Fale com a gente pelo WhatsApp.
